Eine Immobilie wird im CRM angelegt. Für die Website müssen dieselben Informationen erneut gepflegt werden. Ändert sich der Preis oder Status, beginnt der Abgleich von vorn.
In die andere Richtung entsteht dasselbe Problem: Eine Anfrage kommt über die Website herein und muss anschließend wieder dem richtigen Kontakt und Objekt im Makler-CRM zugeordnet werden.
Das Problem liegt nicht im CRM oder der Website. Es liegt in der Übergabe zwischen den Systemen.
Genau für diese Übergabe haben wir gemeinsam mit unserem Partner OFFDRIVE eine Lösung entwickelt: ein WordPress-Plugin, das Objektdaten aus dem CRM Propstack auf die Website bringt und Anfragen inklusive Objektbezug zurück nach Propstack übergibt.
Ausgangspunkt: Ein wiederkehrendes Problem auf Immobilien-Websites
Unser Partner OFFDRIVE, eine auf die Immobilienbranche spezialisierte Web-Agentur, kannte die Herausforderung aus der Arbeit mit seinen Kunden: Die relevanten Objektdaten liegen bereits im Propstack-CRM, werden für die Website aber erneut benötigt.
Über immotemplates.de entwickelt OFFDRIVE Websites für Immobilienunternehmen und suchte nach einer Lösung, die diesen manuellen Datenfluss automatisiert.
Gemeinsam haben wir deshalb eine Integration entwickelt, die beide Richtungen abbildet: Objektdaten gelangen aus Propstack auf die Website, Anfragen inklusive Objektbezug zurück nach Propstack.
Her Systems hat dafür die Integrationslogik und das WordPress-Plugin konzipiert und technisch umgesetzt.
Die entscheidende Frage: Welches System führt welche Daten?
Für die Konzeption der Integration musste zunächst klar sein, welche Aufgabe welches System übernimmt.
Propstack ist das führende System für die Objektdaten.
Die Website nutzt diese Daten für die Darstellung der Immobilien, ohne einen davon unabhängigen Datenbestand aufzubauen.
Entsteht auf der Website eine Anfrage, kehrt der Datenfluss seine Richtung um: Die Kontaktinformationen werden gemeinsam mit dem Bezug zur angefragten Immobilie zurück nach Propstack übertragen.
Vereinfacht entsteht damit dieser Kreislauf:
Propstack → Objektdaten → WordPress-Website → Anfrage + Objektbezug → Propstack
Der entscheidende Punkt ist der Objektbezug. Eine Anfrage lediglich als Kontaktdatensatz zu übertragen, würde den technischen Transfer lösen, aber einen wichtigen fachlichen Zusammenhang verlieren.
Die Lösung: ein WordPress-Plugin für den gesamten Datenfluss
Wir haben auf dieser Grundlage die Integrationslogik konzipiert und das WordPress-Plugin technisch entwickelt.
Das Plugin übernimmt beide Richtungen des Prozesses.
Von Propstack zur Website
Relevante Objektdaten werden aus Propstack übernommen und für die Darstellung auf der WordPress-Website bereitgestellt.
Änderungen müssen dadurch nicht zusätzlich als eigener Datenbestand auf der Website gepflegt werden. Propstack bleibt die führende Quelle.
Von der Website zurück nach Propstack
Stellt ein Interessent über die Website eine Anfrage, werden die relevanten Kontaktdaten zurück nach Propstack übertragen.
Dabei bleibt erhalten, für welche Immobilie sich der Kontakt interessiert. Anfrage und Objekt können dadurch im CRM zusammengeführt und im bestehenden Prozess weiterbearbeitet werden.
So entsteht kein Datenexport in eine Richtung, sondern ein geschlossener Prozess zwischen CRM und Website.
Warum eine einseitige Schnittstelle nicht gereicht hätte
Technisch wäre es einfacher gewesen, nur die Immobilien aus Propstack auf der Website darzustellen.
Damit wäre die doppelte Pflege der Objektdaten reduziert. Der Prozess würde aber auf der anderen Seite wieder abbrechen: bei der Anfrage.
Umgekehrt würde eine reine Formularintegration zwar Kontakte nach Propstack übertragen, aber das Problem der Objektdaten auf der Website nicht lösen.
Objektdaten und Anfragen sind deshalb keine zwei unabhängigen Integrationen. Sie sind zwei Richtungen desselben Prozesses.
Genau diese Betrachtung war für die Konzeption des Plugins entscheidend.
Was sich aus dem Projekt übertragen lässt
Das Prinzip hinter der Lösung ist nicht auf Propstack beschränkt.
Sobald dieselben Informationen in mehreren Systemen benötigt werden, sollten zuerst drei Fragen beantwortet werden:
- Wo entsteht die Information?
- Welches System ist dafür führend?
- Welche anderen Systeme benötigen sie für ihren Prozess?
Erst danach sollte entschieden werden, welche Schnittstelle, Automation oder individuelle Entwicklung dafür sinnvoll ist.
Eine gute Systemintegration beginnt nicht mit der Schnittstelle. Sie beginnt mit der Verantwortung für die Daten.
Wenn Ihre Systeme Informationen noch manuell weiterreichen
Wenn Daten zwischen CRM, Website oder anderen Anwendungen manuell übertragen werden, lohnt sich der Blick auf den gesamten Datenfluss.
Im System-Check prüfen wir, welche Systeme welche Aufgaben übernehmen, wo Informationen entstehen und an welchen Übergängen doppelte Pflege, manuelle Arbeit oder Informationsverluste entstehen.
